Elektronische Belege – Das Löschen ist verboten!

Bei einer Betriebsprüfung hat der Prüfer ein Datenzugriffsrecht auf elektronische Belege.

Was bedeutet das für uns und warum dürfen wir elektronische Belege nicht löschen? Der Prüfer darf nach allen Daten verlangen, die steuerlich relevant sind. Das Datenzugriffsrecht ist in der Abgabenordnung gesetzlich geregelt. Die Daten, die steuerlich relevant sind, dürfen auf keinen Fall gelöscht werden. Nun stellt sich für uns die Frage: „ Welche Daten darf man den nicht löschen?“
Welche Daten müssen dem Betriebsprüfer bei der Betriebsprüfung vorgelegt werden und dürfen nicht gelöscht werden?

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• Im Grunde sind es die Daten, die gem. § 147 AO aufbewahrt werden müssen.  Die einmal erstellten Daten  z. B. elektronische Belege dürfen nicht rückgängig gemacht oder gelöscht werden, weil diese für die Betriebsprüfung benötigt werden.

• Zu den Daten zählen:

– Ein- und Ausgangsrechnungen (sowohl in Papierform als auch elektronische Belege)
– Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare sowie sonstige Organisationsunterlagen und Eröffnungsbilanzen
– Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
– Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
– Buchungsbelege
– Sonstige Unterlagen, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.

• Grundsätzlich sind auch die Daten steuerrechtlich relevant und dürfen aufgrund der Aufbewahrung für die Betriebsprüfung nicht gelöscht werden, die elektronisch über ein Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind z. B. elektronische Belege und andere Daten.

Was ist mit den elektronischen Eingangsrechnungen und dem Vorsteuerabzug und deren Aufbewahrung?

• Soweit die Rechnung echt ist und dies wegen Ihrer Herkunft nachweisbar ist und der Unternehmer aufgrund seines Kontrollsystems dies nachweisen kann, so kann die Vorsteuer auch ohne eine Signatur ab dem 01.07.2011 bereits gezogen werden.

• Eine weitere Voraussetzung ist die Unversehrtheit des Inhaltes der Rechnung. Elektronische Belege müssen so bleiben, wie diese ursprünglich waren. Erfüllt man diese Voraussetzungen, so geht man bei der Betriebsprüfung sicher.

• Die Vorsteuer ist die Mehrwertsteuer, die ein Unternehmer von seiner Umsatzsteuer abziehen kann, soweit für den Abzug der Vorsteuer alle Voraussetzungen erfüllt sind.

• Die per E-Mail im Anhang erhaltene digitale Belege müssen  archiviert werden und somit für die Aufbewahrung gespeichert werden.

• Auch diese benötigt man bei der Betriebsprüfung. Der sicherste Weg ist dabei diese Rechnung auf einem nicht mehr veränderbaren Medium zu speichern.

WICHTIG:

• Somit gilt: kein Löschen der als Anhang einer E-Mail erhaltenen Rechnung bevor diese archiviert wird! Hier handelt es sich um steuerrechtlich relevante Daten auf die der Betriebsprüfer zugreifen kann.

Wie ist es mit dem elektronischen Kontoauszug aus Onlinebanking und stellt dieser die wichtigen Daten für den Prüfer dar? Was ist hier mit der Archivierung?

• Viele wollen auf den Kontoauszug in Papierform verzichten und entscheiden sich für Onlinebanking und somit elektronische Kontoauszüge.

• Man sollte dabei beachten, dass die elektronischen Kontoauszüge nur vom Finanzamt anerkannt werden können, wenn diese als Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden.  Dabei entspricht die Datei in Pdf-Format nicht einer ordnungsgemäßen Aufbewahrung, weil die Daten immer geändert werden können.

• Die Kontoauszüge stellen steuerrechtlich relevanten Daten dar und müssen entsprechend ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

• Der Begriff steuerrechtlich relevante Daten wurde nicht genau definiert, daher führt dies bei vielen Unternehmern zu Verunsicherung. Man benötigt hier eine gesetzliche Regelung, die es klar und deutlich macht, was genau aufzubewahren ist.

Auch was den Datenträger für die Archivierung angeht, sollte die Finanzverwaltung eine klare Regelung definieren. Eine zu allgemeine Aussage hilft keinem weiter.

Viel Erfolg und Grüße

Ihr www.steuer-info-blog.de

 

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