Rechnungen aufbewahren aber was ist mit unlesbaren Belegen?

Rechnungen aufbewahren

Jeder weiß, dass Unternehmer die Rechnungen aufbewahren müssen.

Wie kann ich jedoch meine Rechnungen aufbewahren, wenn diese nach einigen Jahren plötzlich nicht mehr lesbar geworden sind? Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?

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Gerade die sogenannten „Thermobelege“ verblasen sehr schnell und können nach ein paar Jahren ganz unlesbar werden und wie klappt es hier mit der langen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren?

• Die Belege eines Unterenhmers müssen momentan noch 10 Jahre aufbewahrt werden, eine Verkürzung auf 8 Jahre war im Gespräch. Kam jedoch bis jetzt noch nicht zu Stande.

• Laut der Bundesregierung gibt es wohl momentan noch kein Gesetz und wird es momentan auch noch keinen geben, welches dem Unternehmer vorschreiben kann, welches Papier oder Drucktechnik der Unternehmer für seine Rechnungen verwenden kann.

• Somit ist es für den Unternehmer frei wählbar, welches Papier er für seine Rechnungen oder Quittungen nimmt und damit ist auch das Themopapier nicht ausgeschlossen.

• Geregelt ist gem. § 14 Abs. 1 S. 7 UStG nur, dass die Rechnungen auf Papier mit Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt werden sollen.

Muss eine Rechnung für ein Unternehmen ausgestellt werden, so muss die Aufbewahrung einer lesbaren Rechnung über 10 Jahre erfolgen.

Aber wann kann ich als Unternehmer bei Thermopapier tun, damit die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nicht verletzt wird?

Damit die Unterlagen über den längeren Zeitraum von 10 Jahren lesbar bleiben, können Sie bei Rechnungen aufbewahren wie folgt vorgehen:

1. Belege kopieren und die lesbare Kopie aufbewahren
2. Belege einscannen und auf einem Datenträger speichern.

• Der Originalbeleg muss somit bei Thermopapier und auch bei anderem unlesbaren Papier nicht mehr aufbewahrt werden.

Günstiger ist die Speicherung auf einem Datenträger, damit kann der Unternehmer die Kosten für das Kopieren und Papier sparen.

Kann auch ein Nichtunternehmer bei Garantiebelegen so vorgehen?

Bei Garantiebelegen eines Nichtunternehmers ist es emfehlenswert wie oben beschrieben vorzugehen.

Damit die Garantieleistung ohne eines Zeugen durch einen Nachweis doch noch erfolgen kann.

Bitte gehen Sie bei Thermopapierbelegen und auch anderen unlesbaren Belegen wie oben beschrieben vor und so erfüllen Sie ihre zehnjährige Aufbewahrungspflicht auf jeden Fall.

Viel Erfolg und Grüße

Ihr STEUER-INFO-BLOG